Mandantenkorrespondenz klassifizieren, Deadlines überwachen, Belege verarbeiten und neue Mandanten onboarden — ohne manuelle Eingriffe, DATEV-kompatibel, DSGVO-konform.
Die Ausgangslage
Steuerkanzleien verbringen täglich Stunden damit, eingehende Mandantenmails zu lesen, Belege zu sortieren, Fristen in Tabellen zu pflegen und neuen Mandanten Willkommensunterlagen zuzuschicken. Diese Aufgaben sind wichtig — aber sie erfordern keine menschliche Expertise.
Gleichzeitig baut DATEV eigene KI-Erweiterungen aus, und über 15 Startups positionieren sich als "KI-Steuerberater". Das Fenster für Kanzleien, sich durch digitale Prozessqualität vom Wettbewerb abzuheben, schließt sich in den nächsten 12–18 Monaten.
AutomateHaus automatisiert die Routinearbeit — mit DATEV-kompatiblen Workflows, die Ihre bestehende Software ergänzen statt zu ersetzen. Kein Vendor-Lock-in, keine neuen Tools die Ihr Team lernen muss.
Was wir automatisieren
Jede Lösung ist eigenständig einsetzbar und lässt sich im Retainer-Modell schrittweise erweitern. Kein Alles-oder-Nichts.
Eingehende Mandanten-E-Mails werden automatisch gelesen, klassifiziert (Beleg, Anfrage, Unterschrift erforderlich, Frist) und an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet — mit einer ersten KI-Einschätzung und priorisierten Aktionsvorschlägen. Kein manuelles Sortieren mehr.
∅ 8 Stunden pro Woche gespart€7.500 Setup · €750/Mo Retainer
Alle steuerrechtlichen Fristen (Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschlüsse) werden automatisch überwacht. Das System sendet eskalierte Erinnerungen an Mandanten und interne Mitarbeiter — 14, 7 und 3 Tage vor Ablauf — und protokolliert jeden Kontakt revisionssicher.
Keine verpässten Fristen€8.500 Setup · €850/Mo Retainer
Neuer Mandant unterschrieben? Das System versendet automatisch die Willkommensmail mit Checkliste, fordert fehlende Unterlagen an, legt den Mandanten in DATEV an und setzt Erinnerungen für offene Schritte. Vom Vertragsschluss bis zum vollständigen Mandantenprofil — ohne manuelle Eingaben.
∅ 3 Stunden pro Neumandant gespart€6.500 Setup · €650/Mo Retainer
Eingehende Belege (per E-Mail, Upload oder E-Rechnung) werden automatisch erkannt, kategorisiert, auf Vollständigkeit geprüft und als DATEV-Import-Datei aufbereitet. Doppelte oder fehlerhafte Belege werden markiert. Die finale Buchung verbleibt bei Ihnen — wir automatisieren die gesamte Vorarbeit.
Belegbearbeitung unter €1,50/Stückab €18.000 Setup · €1.800/Mo Retainer
Seit Januar 2025 müssen Sie XRechnung und ZUGFeRD-Belege von Mandanten und Lieferanten empfangen können. AutomateHaus automatisiert den kompletten Empfangs- und Verarbeitungsprozess — als Ergänzung zum Belegverarbeitungs-Bot oder eigenständig.
So läuft es ab
Kein monatelanges IT-Projekt. Keine neue Software für Ihr Team. Keine Unterbrechung laufender Mandate.
30-minütiges Erstgespräch. Wir identifizieren die drei Abläufe mit dem höchsten Automatisierungspotenzial — mit konkreter Stunden- und Kostenbezifferung. Innerhalb von 48 Stunden erhalten Sie ein schriftliches Angebot.
Aufbau, Test und Übergabe Ihrer Automatisierungen. Wir richten alles in Ihrer Umgebung ein — Ihr Team muss nichts installieren oder konfigurieren. Zum Abschluss: 60-minütige Übergabe-Session per Loom + Live-Demo.
Ihre Automatisierungen laufen 24/7. Im optionalen Retainer-Modell überwachen wir, optimieren monatlich und erweitern schrittweise — bis alle relevanten Kanzleiprozesse automatisiert sind.
Warum AutomateHaus
DATEV baut eigene KI-Erweiterungen. Das ist gut — aber diese Lösungen sind auf das DATEV-Ökosystem beschränkt und lassen sich nicht kanzleiindividuell anpassen.
AutomateHaus baut auf Ihren bestehenden Workflows auf. DATEV bleibt Ihr Buchhaltungskern — wir verbinden ihn mit Ihren E-Mail-Postfächern, Mandantenportalen und internen Systemen, und automatisieren die Prozesse dazwischen.
Was im System enthalten ist
Jede AutomateHaus-Lösung für Steuerberater beinhaltet Monitoring, Fehlerbenachrichtigung und eine AVV-Vereinbarung — ohne Aufpreis.
Eingehende E-Mails werden automatisch in Kategorien eingeteilt (Beleg, Anfrage, Unterschrift, Frist) und mit Prioritätsstufe an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.
Alle steuerlichen Deadlines pro Mandant werden lückenlos überwacht. Eskalierte Erinnerungen gehen automatisch raus — an Mandanten und intern, mit revisionssicherem Protokoll.
Belege und E-Rechnungen werden vollständig ausgelesen, kategorisiert und in DATEV-importfähigen Formaten aufbereitet. SKR03-Kontenzuordnung inklusive.
Von der Vertragsunterzeichnung bis zum vollständigen Mandantenprofil in DATEV — vollautomatisch, mit Checkliste, Dokumentenanforderung und Statusverfolgung.
Alle Automatisierungen werden DSGVO-konform konzipiert. Mit jeder Kanzlei schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Mandantendaten verlassen die EU nicht ohne Rechtsgrundlage.
Alle Automatisierungen werden laufend überwacht. Bei ungewöhnlichem Verhalten oder Fehlern erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung — per E-Mail oder Telegram. Kein stilles Versagen.
Häufige Fragen
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