Was ist ZUGFeRD? — Definition
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einem eingebetteten maschinenlesbaren XML-Dokument in einer einzigen Datei.
Dieses Hybridformat löst ein praktisches Problem: Menschen können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig kann die eingebettete XML-Struktur von Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen und KI-gestützten Automatisierungen automatisch verarbeitet werden.
Was steckt technisch in einer ZUGFeRD-Datei?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine einzige Datei, keine zwei. Der Container ist ein PDF/A-3 (ISO 19005-3) — die Archivierungsvariante von PDF, die als einzige das Einbetten beliebiger Dateien erlaubt. Genau darin liegt der Trick des Hybridformats.
| Bestandteil | Was es ist | Wer es liest |
|---|---|---|
| PDF/A-3-Ebene | Die sichtbare Rechnung, wie gewohnt | Mensch |
| Eingebettetes XML | Dieselben Rechnungsdaten strukturiert, Syntax UN/CEFACT CII | Software |
| XMP-Metadaten | Deklarieren Version und Profil der Rechnung | Software |
Der Name der eingebetteten XML-Datei hat sich mit den Versionen geändert: ZUGFeRD 1.0 nutzte
ZUGFeRD-invoice.xml, ZUGFeRD 2.0 zugferd-invoice.xml. Seit der Angleichung an den
französischen Zwillingsstandard Factur-X heißt sie factur-x.xml. Seit dieser Angleichung
ab Version 2.1 sind beide technisch dasselbe Format unter zwei Namen; aktuell paaren sich
ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09.
Praktische Folge: Beide Ebenen müssen denselben Inhalt tragen. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, ist der XML-Teil der maßgebliche. Wer ZUGFeRD selbst erzeugt, sollte das PDF deshalb nie nachträglich bearbeiten.
ZUGFeRD-Profile — welches ist das richtige?
ZUGFeRD 2.x kennt fünf Profile mit unterschiedlichem Informationsumfang:
| Profil | Umfang | EN-16931-konform | Für E-Rechnungspflicht |
|---|---|---|---|
| Minimum | Minimale Kopfdaten (kein Positionsdetail) | Nein | Nicht ausreichend |
| Basic WL | Kopfdaten ohne Zeilendetail | Nein | Nicht ausreichend |
| Basic | Kopf- und Positionsdaten | Nein | Nicht ausreichend |
| EN 16931 | Vollständiger EN-16931-Umfang | Ja | Geeignet |
| Extended | Erweiterter Umfang über EN 16931 | Ja (Obermenge) | Geeignet |
| XRechnung | Referenzprofil mit Feldern der öffentlichen Verwaltung (u. a. Leitweg-ID) | Ja | Geeignet (B2G) |
Für die E-Rechnungspflicht (§ 14 UStG) ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich. Die Profile Minimum, Basic WL und Basic erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Aktueller Stand · Juli 2026
Gültig ist ZUGFeRD 2.5, veröffentlicht am 10. Juni 2026 vom FeRD gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE und aktuelle Fassung seit dem 1. Juli 2026. Das Gegenstück heißt dort Factur-X 1.09.
Geändert hat sich vor allem das Profil EXTENDED: es bekommt zusätzliche Felder für den grenzüberschreitenden Handel. Dazu kommen aktualisierte Codelisten und neue Validierungsartefakte. Die Fassung baut auf EN 16931 und UN/CEFACT CII D22B auf und bleibt zu D16B rückwärtskompatibel.
Für die meisten Unternehmen ändert das nichts an der Praxis — wer nach EN 16931 validiert, bleibt konform. Relevant wird 2.5 dort, wo grenzüberschreitend fakturiert wird. Das nächste Release ist für Herbst 2026 angekündigt.
Sie suchen „Basic, Comfort, Extended"? Das sind die Profilnamen aus ZUGFeRD 1.0. Mit Version 2.0 wurde Comfort in EN 16931 umbenannt, weil es exakt dem europäischen Norm-Umfang entspricht. Wer heute von „Comfort" spricht, meint also das Profil, das für die E-Rechnungspflicht ausreicht. Basic und Extended behielten ihre Namen; Minimum und Basic WL kamen mit 2.0 neu hinzu.
Wie wird ZUGFeRD automatisch verarbeitet?
Bei manueller Verarbeitung müssen Mitarbeiter PDF öffnen, Daten ablesen und manuell ins System eintippen. Für Unternehmen mit 20–100+ Eingangsrechnungen pro Monat ist das nicht skalierbar. Die Lösung:
- Automatischer Empfang: ZUGFeRD-Rechnungen aus E-Mail-Postfach extrahieren
- XML-Extraktion: Eingebettetes XML maschinell auslesen — Lieferant, Betrag, Fälligkeit, Steuer, IBAN
- KI-Validierung: Prüfung gegen EN-16931-Schema, Erkennung von Abweichungen
- Buchungsvorbereitung: SKR03/SKR04-Zuordnung, DATEV-Export, ERP-Integration
- Archivierung: GoBD-konforme unveränderliche Ablage
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ZUGFeRD oder XRechnung — was nehmen Sie?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, beide setzen die EN 16931 um. Der Unterschied ist nicht die Rechtsgültigkeit, sondern die Lesbarkeit:
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebettetem XML | Reines XML, kein Sichtbeleg |
| Ohne Software lesbar | Ja | Nein |
| Syntax | UN/CEFACT CII | CII oder UBL |
| Typisches Umfeld | B2B | B2G (öffentliche Auftraggeber) |
Faustregel: Rechnen Sie an Unternehmen, ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl — Ihr Empfänger kann die Rechnung auch dann öffnen, wenn er noch keine Verarbeitung aufgesetzt hat. Rechnen Sie an öffentliche Auftraggeber, führt an XRechnung beziehungsweise am ZUGFeRD-Profil XRechnung kein Weg vorbei, weil dort Felder wie die Leitweg-ID verlangt werden.
Wichtig für den Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können — unabhängig davon, ab wann sie selbst welche ausstellen müssen. Sie haben also keine Wahl, welches der beiden Formate bei Ihnen ankommt, und sollten beide verarbeiten können.
Wer nutzt ZUGFeRD?
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beim AWV e. V. entwickelt und ist kein Produkt eines einzelnen Anbieters. In der Praxis begegnet es Ihnen an drei Stellen:
- Mittelständische Lieferanten, die ohne Portalanbindung rechtssicher E-Rechnungen stellen wollen — das PDF bleibt für den Empfänger lesbar.
- Buchhaltungs- und ERP-Systeme: DATEV, Lexware, sevDesk, SAP und viele andere lesen und schreiben ZUGFeRD, teils abhängig von Version und Profil.
- Steuerkanzleien, die Mandantenbelege übernehmen: das eingebettete XML liefert Lieferant, Betrag, Steuer und Fälligkeit ohne Abtippen und ohne OCR-Rateschritt.
Weil ZUGFeRD und das französische Factur-X dasselbe Format sind, funktioniert das Format auch grenzüberschreitend mit französischen Geschäftspartnern.
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Zur E-Rechnungsautomatisierung →Weiterführend: Was ist die E-Rechnungspflicht? · Was ist XRechnung? · E-Rechnungspflicht automatisieren