Was ist XRechnung? — Definition
XRechnung ist ein deutsches XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das vom IT-Planungsrat der Bundesregierung entwickelt wurde und die europäische Norm EN 16931 vollständig umsetzt. Es ist das Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und wird zunehmend auch im B2B-Bereich relevant.
XRechnung ist ein reines Maschinenformat: Die Datei enthält ausschließlich strukturiertes XML — keine visuelle Darstellung, kein PDF. Für Menschen ist es ohne spezielle Software nicht direkt lesbar. Das unterscheidet es grundlegend von ZUGFeRD, das als hybrides Format sowohl lesbar als auch maschinenverarbeitbar ist.
XRechnung vs. ZUGFeRD — der direkte Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Für Menschen (PDF) + Maschinen (XML) |
| Norm | EN 16931 (vollständig) | EN 16931 (Profil EN 16931) |
| B2G-Pflicht | ✅ Ja — Standard für Behörden | Teilweise akzeptiert |
| B2B-Eignung | Ja, ab 2027/2028 | Ja, ab 2027/2028 (oft bevorzugt) |
| Leitweg-ID | Pflichtfeld (bei B2G) | Nicht erforderlich (bei B2B) |
| Verbreitung | Öffentliche Verwaltung | Mittelstand, B2B |
Wann ist XRechnung Pflicht?
B2G — Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Seit November 2020 ist XRechnung Pflicht für Rechnungen an Bundesbehörden über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die meisten Bundes- und Landesbehörden haben inzwischen eigene Rechnungseingangsportale. Für öffentliche Aufträge (z.B. Handwerksbetriebe mit B2G-Aufträgen) ist XRechnung der Standard.
B2B — Rechnungen zwischen Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 (Großunternehmen > €800.000 Umsatz) und ab dem 1. Januar 2028 (alle deutschen B2B-Unternehmen) müssen E-Rechnungen in zugelassenen Formaten ausgestellt werden. XRechnung ist eines dieser Formate — ZUGFeRD ist im B2B-Bereich oft die praktischere Wahl.
Pflichtfelder einer XRechnung
Eine gültige XRechnung nach EN 16931 muss folgende Pflichtfelder enthalten:
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Leitweg-ID des Empfängers (bei B2G)
- Vollständige Angaben zu Lieferant: Name, Adresse, Steuernummer/USt-IdNr., IBAN
- Vollständige Angaben zu Käufer: Name, Adresse
- Leistungsbeschreibung und -zeitraum
- Menge, Einheit, Einzelpreis, Nettobetrag pro Position
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Gesamtbetrag (netto, Steuer, brutto)
- Zahlungsmodalitäten
Wie werden XRechnungen automatisch verarbeitet?
Für Unternehmen, die regelmäßig XRechnungen empfangen (z.B. von Subunternehmern oder nach B2G-Aufträgen), ist manuelle Verarbeitung nicht skalierbar. AutomateHaus automatisiert:
- Automatischen Empfang per E-Mail-Postfach oder XML-API
- Validierung gegen EN-16931-Schema
- Extraktion aller relevanten Felder (Betrag, Fälligkeit, Steuer, Lieferant)
- Weiterleitung an DATEV, ERP oder Buchaltungssystem
- GoBD-konforme Archivierung
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Zur E-Rechnungsautomatisierung →Weiterführend: Was ist die E-Rechnungspflicht? · Was ist ZUGFeRD? · E-Rechnungspflicht automatisieren