Was ist ZUGFeRD? — Definition
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einem eingebetteten maschinenlesbaren XML-Dokument in einer einzigen Datei.
Dieses Hybridformat löst ein praktisches Problem: Menschen können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig kann die eingebettete XML-Struktur von Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen und KI-gestützten Automatisierungen automatisch verarbeitet werden.
ZUGFeRD-Profile — welches ist das richtige?
ZUGFeRD 2.x kennt fünf Profile mit unterschiedlichem Informationsumfang:
| Profil | Umfang | EN-16931-konform | Für E-Rechnungspflicht |
|---|---|---|---|
| Minimum | Minimale Kopfdaten (kein Positionsdetail) | Nein | Nicht ausreichend |
| Basic WL | Kopfdaten ohne Zeilendetail | Nein | Nicht ausreichend |
| Basic | Kopf- und Positionsdaten | Nein | Nicht ausreichend |
| EN 16931 | Vollständiger EN-16931-Umfang | Ja | Geeignet |
| Extended | Erweiterter Umfang über EN 16931 | Ja (Obermenge) | Geeignet |
Für die E-Rechnungspflicht (§ 14 UStG) ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich. Die Profile Minimum, Basic WL und Basic erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Wie wird ZUGFeRD automatisch verarbeitet?
Bei manueller Verarbeitung müssen Mitarbeiter PDF öffnen, Daten ablesen und manuell ins System eintippen. Für Unternehmen mit 20–100+ Eingangsrechnungen pro Monat ist das nicht skalierbar. Die Lösung:
- Automatischer Empfang: ZUGFeRD-Rechnungen aus E-Mail-Postfach extrahieren
- XML-Extraktion: Eingebettetes XML maschinell auslesen — Lieferant, Betrag, Fälligkeit, Steuer, IBAN
- KI-Validierung: Prüfung gegen EN-16931-Schema, Erkennung von Abweichungen
- Buchungsvorbereitung: SKR03/SKR04-Zuordnung, DATEV-Export, ERP-Integration
- Archivierung: GoBD-konforme unveränderliche Ablage
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Zur E-Rechnungsautomatisierung →Weiterführend: Was ist die E-Rechnungspflicht? · Was ist XRechnung? · E-Rechnungspflicht automatisieren