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E-Rechnungspflicht Checkliste: In 12 Punkten zur Compliance
Von Fabian Helfer, Gründer & KI-Automatisierungsexperte · Aktualisiert: Juli 2026
Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Diese Checkliste deckt beide Pflichten ab — in etwa 10 Minuten wissen Sie, wo Ihr Betrieb steht.
Empfang — seit 01.01.2025 Pflicht für alle
1
Zentrales Eingangspostfach festlegenDefinieren Sie eine E-Mail-Adresse (z. B. rechnung@ihrefirma.de), über die E-Rechnungen eingehen — statt verstreut über persönliche Postfächer.
2
XRechnung empfangen und lesbar machenXRechnung ist reines XML — ohne Software nicht menschenlesbar. Stellen Sie sicher, dass eingehende XML-Rechnungen visualisiert und geprüft werden können.
3
ZUGFeRD-Rechnungen verarbeitenZUGFeRD ist ein Hybrid: PDF mit eingebettetem XML. Der XML-Datensatz — nicht das sichtbare PDF — ist das steuerlich relevante Original.
4
Pflichtangaben automatisch prüfenEingehende Rechnungen sollten vor der Buchung auf die Pflichtangaben nach §14 UStG validiert werden — fehlerhafte Rechnungen gefährden den Vorsteuerabzug.
Prozesse & Buchhaltung
5
Prüf- und Freigabeworkflow definierenWer prüft eingehende Rechnungen sachlich, wer gibt frei? Ein dokumentierter Ablauf verhindert Liegezeiten und doppelte Zahlungen.
6
Übergabe an die Buchhaltung ohne DoppelerfassungRechnungsdaten sollten direkt in Ihr System (DATEV, Lexoffice, sevDesk u. a.) übergeben werden — manuelles Abtippen strukturierter Daten ist der häufigste vermeidbare Aufwand.
7
GoBD-konforme Archivierung einrichtenE-Rechnungen müssen 8 Jahre revisionssicher archiviert werden (verkürzt von 10 auf 8 Jahre seit 2025). Der XML-Datensatz muss unverändert aufbewahrt werden — ein Ausdruck genügt nicht.
8
Übergangszeit regelnBis 2028 kommen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen an. Legen Sie fest, wie beide Welten in denselben Prüf- und Buchungsprozess laufen.
Ausstellung — ab 2027 / 2028 Pflicht
9
Eigene Frist bestimmenÜber €800.000 Vorjahresumsatz: Ausstellungspflicht ab 01.01.2027. Darunter: ab 01.01.2028. Öffentliche Auftraggeber (B2G) verlangen XRechnung teilweise schon heute.
10
Rechnungssoftware auf E-Rechnungs-Export prüfenKann Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Falls nicht: rechtzeitig umstellen oder die Erstellung automatisieren — nicht erst im Dezember 2027.
11
Kundenstammdaten ergänzenFür B2G-Rechnungen brauchen Sie die Leitweg-ID des Auftraggebers; für B2B den vereinbarten Zustellweg. Jetzt erfassen spart später Rückfragen pro Rechnung.
Team & Betrieb
12
Verantwortlichen benennen und einmal end-to-end testenEine Person verantwortet das Thema. Testen Sie den gesamten Weg — Empfang, Prüfung, Buchung, Archiv — mit einer echten E-Rechnung, bevor es der Alltag erzwingt.
Die Fristen im Überblick: Empfangspflicht für alle seit 01.01.2025 · Ausstellungspflicht ab 01.01.2027 (über €800.000 Vorjahresumsatz) · Ausstellungspflicht für alle ab 01.01.2028.
Was, wenn mehrere Punkte offen sind?
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